Aus dem Unterricht des CAS Digital Insurance mit Thomas Ogi berichtet Caroline Meier:

Agilität – ein Schlagwort, welches bis vor ein paar Jahren noch neu und modern klang, wird heute häufig nur noch phrasenhaft verwendet. Doch was steckt hinter dem beliebten «Buzzword»? Gemeinsam mit Thomas Ogi sind wir dieser Frage auf den Grund gegangen und haben uns von der Wichtigkeit der agilen Bewegung überzeugen lassen.

Agilität

Agiles Arbeiten hat seinen Ursprung im agilen Manifest, welches sich an vier Grundprinzipien orientiert:

Anfänglich wurde das agile Manifest für die Softwareentwicklung formuliert. Längst wurde erkannt, dass es auch in anderen Bereichen als Referenzmodell für eine bessere und vor allem effizientere Zusammenarbeit dienen kann.

Warum braucht es Agilität?

Noch Ende des 19. Jahrhunderts lag der Fokus infolge wachsender Nachfrage nach materiellen Gütern auf der Produktivitätssteigerung. Diese Zeit unterlag dem Taylorismus und war geprägt von druckausübenden Steuerungsmechanismen. Die Einhaltung fixer Zielvorgaben und Standards waren an der Tagesordnung.

Heute steht der Produktentwicklungsprozess vor neuen Herausforderungen: Kundenwünsche müssen erkannt und innert kürzester Zeit befriedigt werden. Die Welt ist dabei unbeständig, unsicher, komplex und mehrdeutig (vgl. VUCA). Klassisches Projektmanagement funktioniert in einer solch volatilen Welt nicht mehr. Agile Methoden helfen, dieses VUCA zu bewältigen und somit wieder Ordnung und Sicherheit herzustellen.

Let’s try

Mit einer Übung haben wir am eigenen Leib die Vorteile agiler Vorgehensweise erfahren: Innert weniger Minuten sollten wir in kleinen Gruppen aus einem Seil je einen Seestern formen. Soweit so gut. Das Ganze musste uns aber mit verbundenen Augen gelingen.

Nach zwei-minütiger Planungsphase hat sich jedes Team an die Arbeit gemacht:

Die Ergebnisse der ersten Iteration waren definitiv noch ausbaufähig. Mit einer neuen Anforderung (das Seil darf keine Knoten haben) startete jede Gruppe nach einem kurzen Review eine zweite Iteration:

Die Ergebnisse waren beeindruckend. In nur zwei Iterationen – einer ersten Planungs- und Umsetzungsphase, einem Review und einer zweiten Umsetzungsphase – hat jedes Team innert kürzester Zeit ein agiles Mini-Projekt umgesetzt. Bei einem Vorgehen nach Wasserfallmodell gäbe es zwar nur eine Iteration, dafür wäre aber eine deutlich längere Planungsphase notwendig. Wären die Ergebnisse damit besser geworden? Wohl kaum. Dank der schnellen Auslieferung erster Ergebnisse konnten die Fehler sofort erkannt und in der zweiten Iteration unmittelbar behoben werden.

Agiles Arbeiten = Wunderwerk? 

Trotz der zahlreichen Vorteile ist Agilität kein Zaubermittel, welches Antwort auf alle Fragestellungen unserer Zeit gibt. Es gilt für jedes Vorhaben situativ neu zu entscheiden, welche Methode (klassisch oder agil) auszuwählen ist. Ralph D. Stacey hat als Entscheidungshilfe die Stacey-Matrix zur Bestimmung der Komplexität von Vorhaben entwickelt:

Je unbekannter die Anforderungen und zu wählenden Technologien, desto sinnvoller ist der Einsatz agiler Methoden.

Agile Methoden

Es gibt eine Vielzahl an agilen Arbeitsmethoden, mit welchen Agilität und ihre zugrundeliegenden Prinzipien und Werte umgesetzt werden können. Sie helfen, die zunehmende Komplexität entlang der verschiedenen Phasen des Produktlebenszyklus zu reduzieren.

Scrum

Eines der bekanntesten Frameworks des agilen Projektmanagements ist Scrum. Ziel der Methode ist eine rasche und ressourcenschonende Entwicklung hochwertiger (digitaler) Produkte. Es beinhaltet klar definierte Ereignisse, Artefakte und Rollen und baut auf nur wenigen Regeln.

Wichtigste Scrum-Prinzipien:

  • Kleine, selbstorganisierte Teams
  • Aufteilung des Projektergebnisses in Inkremente
  • Aufteilung der Projektlaufzeit in kurze Iterationen (i.d.R. 1 bis 4 Wochen)
  • Visualisierung der Aufgabenerledigung innerhalb einer Iteration
  • Anpassen von Projektzielen und Arbeitsweisen zwischen den Iterationen (laufender Lernprozess)

Kanban

Kanban ist ebenfalls eine beliebte Methode des agilen Projektmanagements. Es visualisiert sämtliche Workflows eines Vorhabens. Diese Übersicht von To-Do’s in Spalten helfen Abläufe und Aufgaben transparent aufzuzeigen. Kosten und Ressourcen können reduziert und die Wertschöpfung eines Produktes oder Services optimiert werden.

Weitere Methoden

Weitere bekannte agile Methoden sind LeSS und SAFe.

Agile Kultur und Mindset

Noch viel wichtiger als die Auswahl der passenden Methode sind die Veränderung des Mindsets, gemeinsamer Werte und Prinzipien.

Es ist ein Trugschluss zu glauben, dass man agile Methoden und Tools wie eine Hülse über ein Projekt oder gar eine ganze Firma stülpen kann. Die Auswirkungen einer agilen Transformation auf die Funktionsweise eines gesamten Unternehmens müssen vorab bekannt sein. Alte Strukturen müssen aufgebrochen und eine neue Unternehmenskultur aufgebaut werden: Weg von den Prinzipien des Taylorismus hin zu einer lernenden Organisation.

Die drei Bestandteile einer agilen Kultur haben dabei die grösste Hebelwirkung: Agiles Mindset, agile Werte und Prinzipien. Deren Veränderung setzt eine intensive Kommunikation, inkrementelle Anpassungen, Involvierung aller Betroffenen und letztlich eine grosse Portion Geduld voraus. Nur wenn die Bereitschaft für Veränderung bei allen Beteiligten vorhanden ist, hat agile Transformation eine Chance auf Erfolg.

Erfolgsgeschichten wie diejenigen von Spotify und Netflix zeigen, dass jedes Unternehmen erfolgreich agil Arbeiten kann. Nur wer sich den Herausforderungen der agilen Transformation stellt, kann die steigende Komplexität unserer Zeit meistern.

Key Take Aways

  • Kultur und Mindset sind wichtiger als agile Methoden und Tools
  • Veränderung ist auf allen Hierarchiestufen gefordert – von der Führungsetage bis zur einzelnen Abteilung
  • Es gibt keine One-fits-all-Lösung: Agilität muss auf die jeweiligen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden
  • Ausprobieren, lernen, weiterentwickeln und in kleinen Schritten kontinuierlich und kundenzentriert vorwärtskommen